Nederland – Het festivalseizoen 2023 is nog maar net afgelopen. Organisatoren zullen er met gemengde gevoelens op terugkijken. Door de wisselvallige zomer vielen sommige festivals letterlijk in het water. Soms was de opbouw al gestart of was zelfs het festival al aan de gang en moest alsnog worden besloten om dit af te gelasten. Dat is natuurlijk een flinke financiële strop voor de organisatie. Maar toch wordt er nu alweer nagedacht over de festivals en feesten die in 2024 worden georganiseerd. Welke artiesten komen er optreden en hoe gaan we de locatie aankleden. En natuurlijk hoopt elke organisator op een geslaagd evenement met mooi weer.
Artiesten op tijd boeken
Als je bezig bent met de organisatie van een festival of ander evenement en je wilt hier artiesten laten optreden dan is het zaak om dit op tijd te regelen. Je kunt artiesten boeken bij Lukassen. Dit bureau heeft diverse Nederlandse artiesten beschikbaar die een optreden in verschillende genres kunnen verzorgen. De agenda van populaire artiesten kan snel vol lopen. Wil je zeker zijn dat jouw favoriet komt optreden dan is het dus belangrijk om de datum en tijd zo vroeg mogelijk vast te leggen. Een artiest treedt doorgaans een half uur op. Je kunt natuurlijk een langer optreden afspreken, hierbij wordt dan wel een pauze ingelast. Die kun je eventueel laten opvullen door een DJ om de aandacht van het publiek vast te houden.
Maak een goede planning
Het is bij het organiseren van een festival of ander evenement heel belangrijk om een goede planning te maken. Niet alleen als het gaat om het boeken van artiesten, maar ook voor andere zaken. Regel bijvoorbeeld ruim op tijd de levering en het aansluiten van de geluidsinstallatie. Artiesten geven in hun voorwaarden aan wat voor set zij nodig hebben om een goed optreden te kunnen neerzetten. Zorg ook dat er voldoende tijd is om te wisselen voor artiesten als er meerdere optredens zijn. Neem minstens een half uur tussen twee optredens, een uur is vaak nog beter. Zo kan er rustig worden opgebouwd. Zeker als je een artiest boekt met begeleidingsband is dat belangrijk. Muzikanten en roadies houden er niet van om te moeten haasten, hoewel ze doorgaans gewend zijn om snel op te bouwen en af te breken.
Wat als het evenement moet worden afgelast?
Voor grotere evenementen wil de overheid bijspringen om te voorkomen dat ze niet meer kunnen worden georganiseerd. Het gaat daarbij onder andere om de bekende Bevrijdingsfestivals. Verzekeren tegen slecht weer is in Nederland nauwelijks mogelijk vanwege het wisselende klimaat. Je kunt natuurlijk wel bekijken of er maatregelen kunnen worden genomen als de weersvoorspelling niet gunstig is. Een kleiner evenement kan wellicht worden verplaatst naar een binnenlocatie. Die moet je dan natuurlijk wel achter de hand hebben. Als je een evenement moet afgelasten, laat dit dan zo vroeg mogelijk weten. Dit voorkomt dat bezoekers al massaal onderweg zijn. Houd dus de weersvoorspellingen goed in de gaten.