Nederland – Wie de afgelopen jaren evenementen in de regio heeft bezocht, merkt het verschil. Dorpsfeesten en sportdagen in de gemeente Eemsdelta ogen professioneler dan een paar jaar geleden. Duidelijkere bewegwijzering, herkenbare vrijwilligers en soms zelfs een echte entree met registratie: het zijn veranderingen die langzaam plaatsvinden, maar wel zichtbaar zijn.
“Vijf jaar geleden was een evenement organiseren hier nog een kwestie van een veldje regelen en hopen op mooi weer,” zegt een organisator van een jaarlijks sportevenement in Appingedam. “Nu denken we na over de bezoekerservaring van begin tot eind. Dat klinkt groots, maar vaak zijn het juist kleine aanpassingen die het verschil maken.”
Herkenbare crew, tevreden bezoekers
Een van die kleine aanpassingen is de herkenbaarheid van vrijwilligers en medewerkers. Bij een dorpsfeest in Loppersum liepen crewleden vorig jaar rond in felgele hesjes met het logo van het evenement. Simpel, maar het effect was duidelijk merkbaar: bezoekers wisten direct bij wie ze terecht konden met vragen.
“Voorheen kwamen mensen naar mij toe omdat ze mij toevallig kenden,” vertelt een vrijwilliger. “Nu stappen ze op de eerste persoon in een geel hesje af. Dat is rustiger voor mij en sneller voor hen.”
De lanyard als organisatie-instrument
Bij grotere evenementen in de regio, zoals StartFest en de Eemsdelta Sportdag, worden tegenwoordig lanyards met logo gebruikt om verschillende groepen van elkaar te onderscheiden. Crewleden krijgen een andere kleur dan de pers, terwijl VIP-gasten weer een eigen variant hebben. Het is een systeem dat op grote festivals al jarenlang gebruikelijk is, maar inmiddels ook bij regionale evenementen steeds vaker wordt toegepast.
Het voordeel zit niet alleen in de herkenbaarheid tijdens het evenement. Organisatoren merken dat bezoekers de lanyards na afloop regelmatig bewaren: als sleutelhanger, herinnering of gespreksonderwerp.
“Iemand liet me vorige week zijn sleutelbos zien,” vertelt de organisator uit Appingedam. “Daar hing onze lanyard van twee jaar geleden nog aan. Dat is onbetaalbare reclame voor de volgende editie.”
Geen groot budget nodig
Wat opvalt in gesprekken met organisatoren, is dat het budget voor dit soort materialen relatief beperkt is. Een set lanyards voor honderd vrijwilligers kost slechts enkele honderden euro’s. Opvallende hesjes zijn vaak nog goedkoper. Vergeleken met de kosten van een locatie, podium of catering blijft de investering bescheiden.
“Het gekke is dat we jarenlang duizenden euro’s uitgaven aan een geluidsinstallatie, maar nooit nadachten over hoe de crew eruitzag,” zegt een bestuurslid van een stichting uit Delfzijl. “Terwijl de crew vaak het eerste is wat bezoekers zien.”
Tip van organisatoren
Volgens ervaren organisatoren hoeft een verbetering niet ingewikkeld te zijn. Een herkenbaar hesje en een lanyard voor de crew kunnen al voldoende zijn om meer overzicht en professionaliteit uit te stralen. Wel adviseren zij om materialen op tijd te bestellen, omdat de drukste periode tussen mei en september ligt en levertijden kunnen oplopen tot enkele weken.
Ook het ontwerp verdient aandacht. Een logo dat op een computerscherm goed leesbaar is, blijkt op een smal bandje soms nauwelijks zichtbaar.
De evenementen in Eemsdelta worden steeds professioneler. Soms begint dat bij iets eenvoudigs dat om je nek hangt.
