Nederland – Wil je in Eemsdelta een sportevenement organiseren? Superleuk! Sociale activiteiten met oog voor de gezondheid van mensen worden in onze mooie gemeente natuurlijk altijd aangemoedigd. Wel goed om te weten waar je rekening mee moet houden als je een mooi event neer wilt zetten. Daarom krijg je in dit artikel alle informatie die je nodig hebt!
1. Voorbereiding
Bepaal het doel, de doelgroep, de datum en de locatie van het sportevenement. Denk aan de impact op verkeer, veiligheid, geluid en de omgeving. Controleer of de activiteit past binnen het gemeentelijk evenementenbeleid. Maak een eerste draaiboek en begroting met een overzicht van kosten, materialen en verantwoordelijkheden.
2. Vergunning of melding
Voor de meeste sportevenementen in de openbare ruimte is een evenementenvergunning nodig. Deze vraag je minimaal acht weken van tevoren aan bij de gemeente via eemsdelta.nl. Kleinere activiteiten kunnen soms volstaan met een melding.
Bij de aanvraag moet je vaak de volgende documenten aanleveren:
- Plan van aanpak met beschrijving van het evenement
- Veiligheidsplan (EHBO, calamiteiten, beveiliging)
- Verkeers- en parkeerplan
- Geluidsplan en tijden van het evenement
- Situatietekening van de locatie of route
Controleer of aanvullende ontheffingen nodig zijn, bijvoorbeeld voor geluid, gebruik van de openbare weg of tijdelijke verkeersmaatregelen.
3. Samenwerking en afstemming
Stem het plan af met relevante partijen: gemeente, politie, brandweer, EHBO, sportverenigingen en vrijwilligersorganisaties. Betrek omwonenden tijdig bij de plannen en informeer hen over eventuele overlast of wegafsluitingen.
4. Materieel en sportprijzen
Naast sportmaterialen is een groot aantal ondersteunende voorzieningen nodig om het evenement veilig en goed georganiseerd te laten verlopen:
- Verkeers- en veiligheidsmateriaal: afzethekken, pylonen, verkeersborden, portofoons, hesjes, routeborden, verlichting.
- Facilitaire voorzieningen: tenten, tafels, stoelen, podium, geluidsinstallatie, stroomvoorziening, verlengkabels.
- Hygiëne en afval: mobiele toiletten, afvalbakken, vuilniszakken, schoonmaakmateriaal.
- EHBO en veiligheid: verbanddozen, brancards, koelmiddelen, blusmiddelen.
- Catering en verzorging: watertappunten, bekers, snacks, afvalbeheer na afloop.
- Communicatie en promotie: spandoeken, borden, flyers, inschrijfborden, omroepinstallatie.
Zorg dat alle materialen voldoen aan de veiligheidsvoorschriften en tijdig geleverd en getest zijn. vergeet ook niet om medailles te kopen voor de prijsuitreiking! Vind je medailles niet genoeg prestige hebben of ben je bijvoorbeeld op zoek naar een wisseltrofee voor een terugkerend event? Kies dan voor een mooie bokaal!
5. Uitvoering
Tijdens het evenement is een duidelijke taakverdeling essentieel. Zorg voor toezicht, EHBO-posten, verkeersregelaars en schoonmaakploegen. Houd contact met de gemeente en hulpdiensten bij eventuele incidenten. Controleer dat het terrein na afloop schoon en veilig wordt achtergelaten.
6. Afronding en evaluatie
Na afloop evalueer je het evenement: wat ging goed, wat kan beter? Maak eventueel een kort verslag voor de gemeente. Bedank vrijwilligers, partners en bewoners.
7. Belangrijke aandachtspunten
Check of er lokale subsidies of samenwerkingsmogelijkheden zijn via Huis voor de Sport Groningen – team Eemsdelta.
Vraag vergunningen op tijd aan.
Communiceer duidelijk met bewoners en deelnemers.
Zorg voor toegankelijkheid en inclusiviteit (ook voor ouderen of mensen met een beperking).
Houd rekening met milieu en duurzaamheid: scheid afval en beperk plasticgebruik.
