Nederland – Als je je eigen bedrijf gaat starten dan hoort daar ook het inrichten van je kantoor bij. Of je nu thuiswerkt of een bedrijfsruimte gaat huren, je wilt er een fijne werkplek van maken met mooi en comfortabel kantoormeubilair en een prettige uitstraling. Zeker als je op kantoor ook klanten of andere bezoekers ontvangt is het ook belangrijk dat je kantoor representatief is. Je wilt immers een juiste indruk wekken. Zeker als er sprake is van een vertrouwensrelatie, zoals bij een financieel adviseur, psycholoog of administratiekantoor, wil je je klanten duidelijk maken dat ze bij jou aan het juiste adres zijn voor de diensten die ze nodig hebben.
Kies de juiste kleuren en materialen
Kleuren zijn heel belangrijk bij de inrichting van een kantoor. Ze mogen niet te veel afleiden maar moeten wel de juiste sfeer ademen. Zeker als er strikt vertrouwelijke gesprekken worden gevoerd moet iedereen zich daarbij comfortabel voelen.
Een vaste leverancier voor kantoorspullen
Het is handig om een vaste leverancier te zoeken voor kantoorspullen. Het is zeker niet praktisch als je tien verschillende adressen hebt voor printerpapier, foamboard, pennen en kantoorapparaten zoals printers of labelwriters. Als je een vaste leverancier vindt dan kun je soms ook scherpe prijzen afspreken. Voor grote orders of zeer regelmatige bestellingen willen leveranciers soms best wat van de prijs af doen. Ook zijn er websites waar je via een speciale portal gemakkelijk kunt inloggen en herhaalbestellingen kunt doorgeven.
De huisstijl van je bedrijf
Een eigen huisstijl zorgt ervoor dat je bedrijf professioneel overkomt. Je gebruikt de huisstijl bijvoorbeeld op je website, voor je briefpapier en als header in e-mailberichten. Je kunt zelf een huisstijl ontwerpen maar je kunt dit ook uitbesteden als je er zelf niet zo handig mee bent. Door je huisstijl ben je herkenbaar en wek je de indruk van betrouwbaarheid. Een bedrijf dat een eigen huisstijl heeft, heeft de intentie om er niet na een half jaar alweer mee op te houden.
Het virtuele kantoor
Als je geen kantoorruimte nodig hebt omdat je volledig vanuit huis kunt werken, dan kun je gebruik maken van een virtueel kantoor. Dit is een kantoor op een toonaangevende locatie. Hier kun je zakelijke post naartoe laten sturen, je kunt een vast telefoonnummer aanvragen dat wordt doorgeschakeld naar je mobiel of je thuis nummer. Je kunt soms ook een kantoorruimte huren voor een vaste dag of dagdeel of incidenteel. Ook is het soms mogelijk om een vergaderruimte te huren. Hier kun je bijvoorbeeld klanten ontvangen. Dat staat en stuk professioneler dan thuis aan de keukentafel. De post die naar je zakelijke adres wordt gestuurd wordt geopend en gescand en krijg je digitaal in je mailbox. Eens per week of per 2 weken wordt de post naar je doorgestuurd om gearchiveerd te worden. Je kunt ook gebruikmaken van antwoordservice voor de telefoon. Van alle gesprekken worden notities gemaakt zodat je weet wie je eventueel moet terugbellen.
